Admin Purchasing Adalah: Tugas dan Peran Penting

Pengertian Admin Purchasing

Labalance.id – Admin purchasing adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab untuk mengelola proses pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Posisi ini berperan penting untuk memastikan ketersediaan stok, mengatur pembelian sesuai anggaran, hingga menjaga hubungan dengan supplier.

Sebagai bagian dari tim procurement, admin purchasing seringkali menjadi penghubung antara perusahaan dengan pemasok untuk memastikan proses pembelian berjalan efektif dan efisien.

Tugas dan Jobdesk Admin Purchasing

Berikut beberapa tugas admin purchasing yang umum ditemukan di berbagai perusahaan:

1. Mengelola Permintaan Pembelian (Purchase Request)
   Menerima dan memproses permintaan pembelian dari berbagai departemen.

2. Mencari dan Memilih Supplier
   Melakukan pencarian, membandingkan harga, kualitas, dan waktu pengiriman dari beberapa supplier.

3. Membuat dan Mengelola Purchase Order (PO)
   Menyiapkan dokumen pembelian (PO), memastikan detail barang dan jasa yang dipesan sesuai kebutuhan.

4. Melakukan Negosiasi Harga dan Syarat Pembelian
   Berkomunikasi dan bernegosiasi dengan vendor untuk mendapatkan harga terbaik.

5. Monitoring Pengiriman Barang
   Memastikan barang dikirim sesuai kesepakatan waktu dan kualitas.

6. Mengelola Dokumen dan Administrasi Pembelian
   Mengarsipkan PO, invoice, dan dokumen pendukung lainnya secara rapi dan mudah diakses.

Peran Penting Admin Purchasing dalam Operasional Bisnis

Peran admin purchasing tidak hanya sebatas mencatat pesanan, tetapi juga berkontribusi langsung dalam kelancaran operasional perusahaan. Berikut peran pentingnya:

• Menjaga Ketersediaan Stok Barang
  Tanpa peran admin pembelian, stok barang bisa kosong dan mengganggu produksi atau operasional.

• Mengontrol Pengeluaran Perusahaan
  Dengan pemilihan supplier yang tepat dan harga yang optimal, admin pembelian membantu efisiensi anggaran.

• Membangun Hubungan Baik dengan Supplier
  Hubungan baik ini penting untuk mendapatkan penawaran harga yang lebih baik, prioritas pengiriman, atau layanan purna jual.

Skill yang Harus Dimiliki Seorang Admin Pembelian

Untuk menjalankan perannya dengan baik, berikut beberapa keterampilan (skill) yang wajib dikuasai:

1. Negosiasi dan Komunikasi
   Kemampuan bernegosiasi dengan supplier agar mendapatkan harga dan syarat terbaik.

2. Manajemen Waktu
   Mengatur jadwal pembelian agar barang datang tepat waktu.

3. Teliti dan Rapi dalam Administrasi
   Mengelola dokumen pembelian dengan detail dan rapi.

4. Kemampuan Analisa dan Membandingkan Harga
   Membandingkan berbagai penawaran dari supplier untuk memilih yang paling menguntungkan perusahaan.

Kesimpulan

Admin purchasing adalah posisi penting yang memastikan seluruh kebutuhan perusahaan terpenuhi dengan baik, tepat waktu, dan sesuai anggaran. Dengan memahami tugas admin pembelian dan jobdesk lengkapnya, perusahaan dapat menjalankan operasional bisnis secara efisien.

Peran admin pembelian juga turut menjaga kelangsungan produksi, layanan, dan kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, posisi ini memerlukan skill negosiasi, komunikasi, dan administrasi yang kuat.