LaBalance.id – Mari kita eksplorasi istilah baru yang mungkin terdengar asing: aanwijzing. Meskipun tidak berasal dari bahasa Indonesia atau Inggris, aanwijzing adalah kata umum dalam kegiatan lelang.
Pengertian Aanwijzing
Aanwijzing berasal dari bahasa Belanda, dengan artinya indikasi, instruksi, rekomendasi, penugasan, anjuran, dan persiapan. Dalam tender, aanwijzing adalah pertemuan antara pemilik tender dan peserta lelang untuk memperjelas dokumen pengadaan.
Tahap Aanwijzing
- Persiapan Dokumen Penawaran
Peserta harus menyiapkan dan mengunggah dokumen penawaran dalam e-procurement sesuai batas waktu yang ditentukan. - Seleksi Poin Unggulan dan Kekurangan
Proses seleksi akan menilai poin unggulan dan kekurangan pada setiap peserta, karena pada akhirnya, hanya ada satu pemenang.
Hal-Hal yang Disepakati dalam Aanwijzing
- Lingkup Pekerjaan
Peserta harus memahami ruang lingkup pekerjaan yang diikuti di dalam lelang, memudahkan evaluasi kemampuan peserta. - Metode Pemilihan
Penentuan cara yang dipilih oleh peserta lelang, biasanya setelah diskusi antara anggota panitia hingga pejabat PPK. - Penyampaian Dokumen Penawaran
Jelaskan tanggal dan batas waktu unggah dokumen, hindari keterlambatan yang dapat mengakibatkan diskualifikasi. - Kelengkapan Dokumen Terlampir
Pastikan semua dokumen persyaratan diunggah lengkap, menjadi barometer bahwa peserta memenuhi syarat.
Materi Aanwijzing
Materi penjelasan oleh panitia lelang mencakup:
- Lingkup pekerjaan
- Metode pemilihan
- Persyaratan dan tata cara penyampaian dokumen
- Administrasi dan teknis
- Anggaran biaya
- Kerangka acuan kerja
- Kelengkapan yang harus dilampirkan
- Jadwal batas akhir pemasukan dokumen
- Tata cara pembukaan dokumen
- Metode evaluasi
- Hal-hal lain yang relevan
Pentingkah Aanwijzing?
Aanwijzing adalah proses krusial yang wajib diikuti peserta tender. Absennya peserta dapat menyebabkan kesulitan memahami proyek secara rinci dan berpotensi diskualifikasi. Aanwijzing menjadi sub-proses vital dalam procurement. Tujuannya adalah mendiskusikan ruang lingkup paket pengadaan, persyaratan, dan ketetapan. Bagi peserta tender, kehadiran di aanwijzing sangat penting untuk memahami proyek secara detail.
Contoh Aanwijzing
Ilustrasi tentang contoh proses aanwijzing memberikan gambaran bagaimana peserta yang mengabaikan kegiatan ini dapat terdiskualifikasi.
Mari kita telaah suatu kasus yang menggambarkan proses aanwijzing dalam konteks lelang. Dokumen pengadaan yang diberikan oleh panitia lelang menetapkan batas akhir pemasukan pada tanggal 18/05/2023 pukul 13:00 WIB.
Pada saat aanwijzing, terjadi perubahan pada batas akhir pemasukan dokumen. Meskipun telah disepakati bersama, perubahan tersebut menetapkan hari dan tanggal yang sama (18/05/2023), namun jam pemasukan dimajukan menjadi pukul 11:00 WIB.
Perusahaan A, meskipun telah memenuhi syarat Dokumen Penawaran, mengabaikan kegiatan aanwijzing. Mereka juga tidak memperhatikan berita acara aanwijzing yang telah dikirimkan oleh panitia lelang.
Terungkap bahwa perusahaan A masih mengacu pada dokumen lelang yang belum diperbarui oleh berita acara penjelasan (aanwijzing). Akibatnya, mereka memasukkan dokumen penawaran menjelang pukul 13:00 WIB.
Dengan otomatis, dokumen penawaran perusahaan A ditolak karena pengiriman dokumen dan data telah melewati batas waktu yang ditentukan dalam berita acara aanwijzing terbaru, yaitu pukul 11:00 WIB. Akibatnya, perusahaan A dianggap gugur dalam proses tender proyek tersebut.
Mengacu pada ilustrasi sederhana ini, peserta tender seharusnya tidak mengabaikan kegiatan aanwijzing. Kesalahan sepele seperti ini dapat menyebabkan kerugian fatal dalam proses tender. Adalah suatu keharusan bagi pihak yang hendak mengikuti tender untuk memberikan perhatian sepenuhnya pada setiap tahapan, termasuk aanwijzing, guna menghindari kendala yang dapat merugikan.
Kesimpulan
Aanwijzing adalah langkah awal dalam proses lelang atau procurement. Peserta harus memahami dan mematuhi setiap tahap aanwijzing agar memiliki peluang menang lebih besar.
