LaBalance.id – Pernahkah Anda mendengar istilah stock opname? Istilah ini mungkin jarang terdengar dalam keseharian, namun memiliki peran yang penting dalam dunia bisnis dagang. Stock opname menjadi langkah esensial untuk mencegah kerugian akibat kesalahan stok. Ingin memahami lebih lanjut tentang stock opname? Simak penjelasan di bawah ini!
Pengertian Stock Opname
Stock Opname (SO) adalah perhitungan stok fisik suatu barang yang disimpan dalam gudang sebelum dipasarkan. Proses ini meliputi pemeriksaan langsung, penataan barang, penentuan posisi barang, dan penyesuaian catatan akuntansi dengan stok fisik. Para ahli juga memberikan pengertian serupa.
Menurut Sunarto:
Stock opname adalah penghitungan fisik persediaan untuk mengetahui kebenaran catatan pembukuan.Menurut Toto Sucipto:
Stock opname adalah perhitungan barang secara berkala dengan menghitung fisik barang di gudang dan mencocokkan dengan catatan pembukuan.
Manfaat Melakukan Stock Opname
Stock opname, sebagai salah satu proses penting dalam manajemen persediaan, menawarkan sejumlah manfaat yang sangat berarti bagi kelancaran operasional dan keberhasilan perdagangan sebuah bisnis. Berikut adalah beberapa manfaat penting dari pelaksanaan SO yang perlu diperhatikan secara detail
1. Memastikan Kualitas dan Jumlah Barang yang Pasti
Dalam dunia perdagangan, kepastian mengenai kualitas dan jumlah barang yang tersedia sangatlah penting. Melalui stock opname, perusahaan dapat secara akurat memverifikasi kualitas dan kuantitas barang yang ada dalam stok. Hal ini membantu memastikan bahwa hanya barang-barang berkualitas tinggi yang tersedia untuk dipasarkan kepada konsumen, serta mencegah terjadinya kesalahan dalam penghitungan jumlah persediaan.
2. Mengelola Arus Keluar-Masuk Produk dengan Jelas
SO juga memungkinkan perusahaan untuk mengelola arus keluar-masuk produk dengan lebih jelas dan efisien. Dengan memiliki pemahaman yang mendalam tentang jumlah persediaan yang tersedia, perusahaan dapat merencanakan dan mengatur pasokan produk dengan lebih baik. Hal ini membantu dalam menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan yang dapat mengganggu proses produksi dan distribusi.
3. Mendeteksi Kekurangan atau Kelebihan Barang dengan Cepat
Salah satu manfaat utama dari SO adalah kemampuannya untuk mendeteksi kekurangan atau kelebihan barang dengan cepat. Dengan melakukan penghitungan fisik secara rutin, perusahaan dapat segera mengidentifikasi adanya ketidaksesuaian antara catatan persediaan dengan kondisi aktual persediaan yang ada. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk segera mengambil tindakan korektif, seperti menyesuaikan pemesanan atau melakukan penyesuaian persediaan, untuk menghindari kerugian yang lebih besar di kemudian hari.
4. Meminimalkan Penyimpangan terhadap Barang yang Diperdagangkan
Stock opname juga membantu perusahaan dalam meminimalkan penyimpangan terhadap barang yang diperdagangkan. Dengan memverifikasi stok fisik secara rutin, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap transaksi pembelian dan penjualan direkam dengan benar dan sesuai dengan kondisi persediaan yang sebenarnya. Hal ini membantu mencegah terjadinya kecurangan atau kesalahan dalam pencatatan persediaan, yang dapat menyebabkan kerugian finansial dan merusak reputasi perusahaan.
5. Menganalisis Perkembangan Perusahaan
Terakhir, namun tidak kalah pentingnya SO juga memungkinkan perusahaan untuk menganalisis perkembangan bisnis mereka secara lebih mendalam. Dengan memiliki data yang akurat tentang persediaan barang, perusahaan dapat melakukan evaluasi yang lebih tepat mengenai performa operasional dan keuangan.
Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi tren, pola, dan peluang bisnis baru yang dapat membantu mereka dalam mengambil keputusan strategis yang lebih baik untuk masa depan.
Kapan SO Dilakukan?
Stock opname, sebagai kegiatan penting dalam manajemen persediaan, perlu dilakukan dengan tepat waktu untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan. Berikut adalah pilihan waktu yang dapat dipertimbangkan untuk menjalankan SO:
1. Harian
Stock opname harian cocok dilakukan untuk barang dengan tingkat ketahanan pendek, seperti makanan dan minuman yang memiliki masa simpan yang terbatas. Dengan menjalankan stock opname setiap hari, perusahaan dapat memantau persediaan secara teratur dan mengidentifikasi masalah atau kekurangan stok dengan cepat. Hal ini membantu memastikan bahwa persediaan selalu tersedia dan segar untuk dipasarkan kepada konsumen.
2. Periodik
Stock opname periodik dilakukan dengan jadwal tertentu, seperti per kuartal atau per semester. Pilihan waktu ini lebih fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan urgensi perusahaan. Melalui SO periodik, perusahaan dapat melakukan evaluasi menyeluruh terhadap kondisi persediaan mereka secara berkala, sehingga memungkinkan untuk mengidentifikasi tren atau pola yang mungkin timbul dan mengambil tindakan yang sesuai.
3. Event
Stock opname juga dapat dilakukan berdasarkan peristiwa tertentu atau event khusus, seperti Hari Belanja Nasional atau promosi besar-besaran. Melalui SO yang terjadwal sebelum atau sesudah event, perusahaan dapat memastikan bahwa persediaan mereka sesuai dengan permintaan yang diantisipasi. Hal ini membantu menghindari kekurangan stok saat puncak permintaan dan memastikan bahwa pelanggan dapat dilayani dengan baik.
Cara Melakukan Stock Opname
Stock opname merupakan langkah penting dalam menjaga akurasi dan keandalan persediaan barang dalam sebuah bisnis. Berikut adalah 4 tahapan yang efektif dalam menjalankan proses stock opname:
1. Tahap Awal: Penyusunan Barang dan Penandaan
Tahapan awal stock opname dimulai dengan menyusun barang dalam kategori yang telah ditentukan sebelumnya. Setelah itu, setiap barang diberi tag atau stiker yang memuat informasi penting seperti kode produk, nama barang, dan kategori. Penyusunan dan penandaan barang ini bertujuan untuk mempermudah identifikasi dan penghitungan selama proses SO.
2. Tahap Persiapan: Briefing dan Pencatatan Mutasi Barang
Sebelum memulai stock opname, penting untuk memberikan briefing kepada seluruh staf yang terlibat dalam proses tersebut. Briefing ini mencakup penjelasan mengenai tujuan, prosedur, dan tanggung jawab masing-masing individu dalam tim SO. Selain itu, seluruh mutasi barang yang terjadi sebelum stock opname perlu dicatat dengan teliti untuk memastikan bahwa data yang digunakan selama proses opname adalah akurat dan terkini.
3. Tahap Stock Opname: Penghitungan Fisik dan Pencocokan Data
Pada tahap ini, tim SO melakukan penghitungan fisik stok barang secara seksama. Setiap barang yang ada dalam gudang atau tempat penyimpanan dicek dan dihitung jumlahnya satu per satu. Hasil penghitungan fisik kemudian dicocokkan dengan catatan pembukuan yang ada, baik itu dalam bentuk sistem komputerisasi maupun manual. Selama proses ini, penting untuk mencatat setiap selisih jumlah barang antara stok fisik dan catatan pembukuan untuk ditindaklanjuti pada tahap selanjutnya.
4. Tahap Penyelesaian: Penyesuaian dan Pelaporan Hasil SO
Setelah proses penghitungan selesai, selisih jumlah barang yang tercatat perlu diselidiki dan diselesaikan dengan tepat. Langkah selanjutnya adalah menyesuaikan jumlah stok dalam sistem dengan hasil SO yang telah diverifikasi. Setelah semua selisih diselesaikan, hasil SO secara resmi dinyatakan selesai dan laporan akhir disusun. Laporan ini berisi detail mengenai hasil penghitungan fisik, temuan selisih, dan langkah-langkah yang telah diambil untuk menyelesaikan setiap perbedaan.
Dengan penerapan SO yang tepat, perusahaan dapat menghindari ketidaksesuaian antara stok fisik dengan catatan pembukuan, menjaga kualitas barang, serta meningkatkan efisiensi dan keamanan dalam pengelolaan persediaan.
