Labalance.id – Proforma invoice adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis yang berfungsi sebagai faktur sementara sebelum pengiriman barang atau pemberian jasa dilakukan. Berbeda dengan invoice biasa, faktur proforma berisi informasi transaksi yang dikirimkan sebelum barang dikirimkan atau jasa dilaksanakan.
Pengertian Proforma Invoice
Proforma invoice adalah dokumen yang diberikan oleh pihak supplier atau penjual kepada pelanggannya sebelum pengiriman barang atau jasa dilakukan. Dokumen ini berfungsi sebagai faktur sementara yang membantu mengingatkan pembeli untuk melunasi pembayaran atas barang atau jasa yang telah dibeli.
Perbedaan Invoice Biasa dan Proforma Invoice
Invoice berisikan informasi mengenai barang atau jasa yang dibeli, nilai tagihan, dan termin pembayaran yang harus dilunasi pelanggan. Biasanya, invoice dikeluarkan setelah pembelian telah diselesaikan.
Di sisi lain, faktur proforma diberikan kepada pembeli sebelum pengiriman barang atau pengerjaan jasa dilakukan. Dokumen ini berisikan informasi mengenai barang atau jasa yang akan dibeli, nilai barang atau jasa tersebut, serta informasi penting lainnya seperti berat dan biaya pengiriman.
Fungsi Faktur Proforma
Proforma invoice memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:
- Sebagai perkiraan estimasi harga yang harus dibayar pelanggan.
- Mencatat semua perkiraan produk yang akan dibeli.
- Memberikan kesempatan kepada pembeli untuk memperbaiki pesanan jika ada kesalahan.
- Menjadi rujukan yang sah untuk memasukkan transaksi ke dalam pembukuan keuangan.
- Menjadi referensi apabila barang atau jasa yang tercatat akan dijual ke pihak lain.
- Berfungsi sebagai faktur pajak untuk kasus-kasus tertentu.
- Memberikan rujukan jika terjadi kesalahan dalam transaksi.
Pemakaian Faktur Proforma
Perusahaan menggunakan faktur proforma pada transaksi dengan pembayaran di muka atau sebagai permintaan pembayaran kepada pembeli. Dokumen ini membantu memastikan pembiayaan pembelian dijamin sebelum pemesanan diselesaikan. Selain itu, faktur proforma juga digunakan untuk transaksi yang masih dalam proses atau pertimbangan antara penjual dan pembeli.
Dalam membuat proforma-invoice, beberapa hal yang perlu dimasukkan antara lain identitas penjual, tanggal faktur proforma, deskripsi produk atau jasa, harga, jumlah pembelian, tarif pajak, rincian pembayaran, dan tanggal jatuh tempo (jika disetujui). Informasi transaksi lain yang dianggap penting juga dapat dimasukkan ke dalam dokumen ini.
Kesimpulan
Proforma invoice adalah dokumen yang diberikan oleh penjual kepada pembeli sebelum pengiriman barang atau jasa dilakukan. Dokumen ini berbeda dari invoice biasa karena dikeluarkan sebelum transaksi selesai dan bertujuan untuk mengingatkan pembeli untuk melunasi pembayaran.
Sebagai penjual, Anda dapat menggunakan faktur proforma pada transaksi yang memerlukan pembayaran di muka atau jika transaksi tersebut masih dalam proses dengan pembeli.
